I. Introduction

La Corporation des entreprises de traitement de l’air et du froid (ci-après « CETAF ») est une corporation à but non lucratif qui regroupe sur une base volontaire, à l’échelle du Québec, près de 350 entreprises œuvrant dans les domaines du traitement de l’air et du froid. La CETAF regroupe également des manufacturiers, distributeurs et fournisseurs d’équipements de climatisation, réfrigération, ventilation, contrôle et instrumentation.

Dans le cadre de notre mission, de la prestation de nos services et de nos relations d’affaires avec des tiers, nous pouvons recueillir et conserver certains renseignements personnels.

Nous reconnaissons l’importance fondamentale de protéger les renseignements personnels que nous recueillons. C’est pourquoi nous nous dotons de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels (ci-après « Politique »), laquelle est établie en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

En faisant affaire avec la CETAF, vous consentez à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements personnels en conformité avec la présente Politique.

II. Les objectifs de la Politique 

La présente Politique a pour objectif d’informer sur le processus interne de collecte, de conservation, d’utilisation et de destruction des renseignements personnels, de présenter les normes quant au traitement des renseignements personnels, d’expliquer les rôles et les responsabilités des membres de notre équipe et d’informer sur vos droits en lien avec vos renseignements personnels.

III. Le type de renseignements personnels collectés

Un renseignement personnel est une information qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier, directement ou indirectement.

Divers renseignements personnels sont susceptibles d’être collectés lorsque vous faites affaire avec nous ou lorsque vous nous contactez, dont notamment :

• des informations personnelles, comme votre nom, votre prénom ou votre date de naissance;
• des données de navigation web, comme votre nom de domaine ou votre adresse IP;
• des informations relatives à votre adresse, comme votre adresse résidentielle ou professionnelle;
• des coordonnées, comme votre adresse courriel ou votre numéro de téléphone;
• des informations professionnelles, comme le nom de votre employeur ou votre fonction au sein de l’organisation pour laquelle vous travaillez;
• des informations relatives au recrutement, comme vos expériences professionnelles, votre scolarité ou toute autre information qui fait partie de votre CV;
• tout autre renseignement personnel nécessaire à l’exercice de nos fonctions.

Lorsque nous colligeons des informations, nous nous assurons que celles-ci soient pertinentes et essentielles pour les fins visées. Pour en savoir plus sur les fins visées par la collecte de renseignements, nous vous invitons à consulter la section V de la présente Politique.

IV. La méthode de collecte de vos renseignements personnels

Nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous lors de nos interactions professionnelles, lors du renouvellement de votre adhésion, lors de votre inscription à des formations ou lorsque vous nous contactez par courriel ou par téléphone.

Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels auprès de tiers, lorsque nous obtenons un consentement à cet effet ou lorsque la loi nous l’autorise ou l’exige.

Finalement, nous pouvons recueillir des informations personnelles qui sont accessibles au public sur divers sites web et réseaux sociaux.

V. Les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis

Les renseignements personnels qui sont colligés par la CETAF sont utilisés exclusivement pour les fins suivantes :

• pour les fins de prestation de nos services et de nos formations;
• afin de satisfaire à une demande d’abonnement à notre infolettre;
• pour les fins d’une demande d’adhésion ou d’un renouvellement du statut de membre;
• à des fins de demandes de services ou d’information;
• à des fins de recrutement;
• pour assurer la facturation et le recouvrement de nos créances;
• pour des fins de marketing;
• afin de satisfaire à nos obligations légales et réglementaires;
• pour toutes autres fins consenties.

Aucune utilisation autre que pour les fins ci-haut mentionnées ne sera faite sans votre consentement spécifique préalable.

VI. Les personnes ayant accès aux renseignements personnels recueillis

À l’intérieur de notre organisation, les membres de notre personnel permanent ont accès à vos renseignements personnels lorsque cela est requis pour l’exercice de leurs fonctions. Aucune consultation, utilisation ou communication n’est tolérée autrement que pour l’accomplissement des fins pour lesquelles ces données ont été recueillies.

Outre aux employés de la CETAF, nous pouvons partager les renseignements personnels détenus uniquement aux tiers suivants et dans les circonstances ci-après mentionnées:

• Auprès de notre fournisseur de services informatiques, d’hébergement et de conservation de données (backup) : afin que celui-ci effectue des copies de sauvegarde de nos dossiers;
• Auprès de notre partenaire de solutions web : pour la gestion des adhésions, des événements et des formations;
• Auprès de tiers lorsque la loi nous l’exige.

VII. La conservation et la destruction des renseignements personnels

La CETAF s’assure que vos renseignements personnels soient conservés uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été colligés. À moins d’exception, notamment en cas d’obligation légale ou réglementaire, nous supprimons de façon définitive et sécurisée les renseignements personnels que nous détenons une fois que les fins pour lesquelles les renseignements personnels ont été colligées sont accomplies ou lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires à de telles fins.

VIII. La sécurité des renseignements personnels

La CETAF met en place diverses mesures physiques, technologiques et procédurales afin d’assurer la protection de vos renseignements personnels contre toute consultation, utilisation ou divulgation non autorisés.

Les renseignements personnels détenus sont conservés dans nos serveurs informatiques ainsi que chez notre fournisseur de services informatiques, d’hébergement et de conservation de données (backup). L’ensemble des serveurs qui contiennent les informations personnelles recueillies sont situés au Canada. Tant la CETAF que son fournisseur de services informatiques, d’hébergement et de conservation de données sont soumis aux lois québécoises applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Lorsque les renseignements personnels sont stockés au Canada (hors du Québec), vos renseignements personnels sont soumis aux lois de cette province.

Les renseignements personnels détenus par la CETAF peuvent également se trouver dans des dossiers papier. Ces copies papier sont conservées de façon sécurisée dans nos bureaux physiques, soit dans un local sécurisé, barré et non accessible au public.

Seuls les membres de notre personnel qui doivent traiter vos renseignements personnels pour les fins auxquelles ceux-ci ont été recueillis peuvent y accéder. Tous les membres de notre personnel sont soumis à une obligation de confidentialité en lien avec les informations personnelles qu’ils consultent ou utilisent dans le cadre de leur travail.

Tous les fournisseurs de services, partenaires et autres tiers qui pourraient recevoir la communication de renseignements personnels sont également tenus contractuellement à des obligations de confidentialité et de protection des renseignements personnels.

IX. Incidents de sécurité

Un incident de confidentialité se définit par l’accès prohibé à un renseignement personnel, son utilisation, sa communication ou sa perte. Malgré toutes les mesures de protection mises en place par la CETAF, nous ne sommes pas à l’abri d’un incident de sécurité qui pourrait survenir.

Advenant qu’un tel incident survienne, nous nous engageons à prendre les mesures nécessaires pour minimiser tout préjudice qui pourrait être causé et pour éviter qu’un tel évènement ne se reproduise.

Si vous avez des motifs raisonnables de croire que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis est compromise, contactez-nous immédiatement à l’adresse suivante : cetaf@cetaf.qc.ca.

X. Vos droits et vos obligations à propos de vos renseignements personnels

En tout temps, vous avez le droit d’exiger l’accès à vos renseignements personnels et la rectification de ceux-ci, sauf lorsque la Loi nous permet ou nous exige d’en refuser l’accès.

Toute demande d’accès ou de rectification des renseignements personnels doit être acheminée par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels de la CETAF, Mme Sylvie Tremblay, à l’adresse courriel suivante : cetaf@cetaf.qc.ca. Nous assurerons un suivi à toute demande d’accès ou de rectification des renseignements dans les 30 jours de la réception de la demande.

XI. Nos coordonnées

Pour toutes questions ou pour tout commentaire sur la présente Politique, nous vous invitons à communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels, Mme Sylvie Tremblay, aux coordonnées suivantes :

Mme Sylvie Tremblay, directrice générale
6555, boul. Métropolitain Est, bureau 203
Montréal (Québec) H1P 3H3
Téléphone : 514 735-1131 ou 1 866 402-3823
Courriel : cetaf@cetaf.qc.ca

XII. Modification de la Politique

Nous pouvons modifier la présente Politique périodiquement et sans préavis. Nous vous invitons donc à la consulter ponctuellement pour prendre connaissance des dernières mises à jour.

Mise à jour : mars 2024